Utskriftsvennlig versjon

Bruk av arkivseriene?

Med og gå inn i en så detaljert beskrivelse av dokumentasjon som dannes og arkiveres i kommunen prøver vi å nå to mål samtidig:

  1. - å følge regelverket
  2. - å ha tilgjengelig en hjelpemidler for alle som har daglig ansvar for arkivering av dokumentasjon som en del av sine oppgaver i arbeidet.

Strukturen i beskrivelsen av alle arkivseriene dannet i Hå kommune speiler administrasjonsstrukturen. Det er ordnet som følger :

  • 1) felles for hele administrasjonen (politisk sekretariat),
  • 2)etatene, ytre virksomheter og kommunale foretak,
    • 2.1) under i hver etaten finner vi først disse arkivserier som er felles for alle avdelinger,
      • 2.1.2.)etterpå arkivseriene samlet etter avdeling,
    • 2.2)ytre virksomheter (felles) og hver type ytre virksomhet for seg
    • 2.3)kommunale foretak hver for seg.

For eks. når man ser under skoler og barnehager står der en standard oversikt med alle mulige type arkivserie som kan dannes i en skole eller i en barnehage.Men ikke alle har alle type arkivserier.

Under Institusjoner/boliger i helse og sosial står det 3 arkivserier (møtebok - personalmøter, kopibok og fotografier og videokasseter) som finnes i hver eneste institusjon. Og etterpå beskrives hvordan ordnes resten av arkivverdig dokumentasjon som dannes i hver type institusjon.

For eksempel PU - boliger blir en felles denominasjon for både omsorgboliger og avlastningsboliger for psykisk utviklingshemmede. Fra arkivet sin side det viktigstige er å kartlegge, beskrive og dokumentere hvilken type dokumentasjon blir produsert og arkivert. Derfor siden i begge to finnes like/nesten like arkivserier får de en felles beskrivelse. Ideen er å ha felles rutiner på hva er arkivverdig, og hvordan ordnes denne type dokumentasjonen.

Det er viktig å huske at når det oppstår omorganisering av tjenester er det mulig at dette påvirker arkivet og derfor må det være en rutine å ta kontakt med arkivleder i kommunen for å vurdere situasjonen.

Det er også nødvendig å huske at hvis en arkivserie blir avsluttet pga. forandring i driften i tjenesten (som for eks. registrering via internet) dette må registreres i arkivplanen for å holde den oppdatert. Ansvarligen for denne arkivserien som avsluttes må melde fra til sentralarkivet/arkivleder så fort som mulig. Det samme gjelder hvis det er annen type forandring (plassering, ansvarlig,...).

Laster...