Med og gå inn i en så detaljert beskrivelse av dokumentasjon som dannes og arkiveres i kommunen prøver vi å nå to mål samtidig:
- - å følge regelverket
- - å ha tilgjengelig en hjelpemidler for alle som har daglig ansvar for arkivering av dokumentasjon som en del av sine oppgaver i arbeidet.
Strukturen i beskrivelsen av alle arkivseriene dannet i Hå kommune speiler administrasjonsstrukturen. Det er ordnet som følger :
- 1) felles for hele administrasjonen (politisk sekretariat),
- 2)etatene, ytre virksomheter og kommunale foretak,
- 2.1) under i hver tjenesteområde finner vi først disse arkivserier som er felles for alle avdelinger,
- 2.1.2.)etterpå arkivseriene samlet etter avdeling,
- 2.2)ytre virksomheter (felles) og hver type ytre virksomhet for seg
- 2.3)kommunale foretak hver for seg.
For eks. når man ser under skoler og barnehager står der en standard oversikt med alle mulige type arkivserie som kan dannes i en skole eller i en barnehage.Men ikke alle har alle type arkivserier.
Under Institusjoner/boliger i helse og sosial står det 3 arkivserier (møtebok - personalmøter, kopibok og fotografier og videokasseter) som finnes i hver eneste institusjon. Og etterpå beskrives hvordan ordnes resten av arkivverdig dokumentasjon som dannes i hver type institusjon.
For eksempel PU - boliger blir en felles denominasjon for både omsorgboliger og avlastningsboliger for psykisk utviklingshemmede. Fra arkivet sin side det viktigstige er å kartlegge, beskrive og dokumentere hvilken type dokumentasjon blir produsert og arkivert. Derfor siden i begge to finnes like/nesten like arkivserier får de en felles beskrivelse. Ideen er å ha felles rutiner på hva er arkivverdig, og hvordan ordnes denne type dokumentasjonen.
Det er viktig å huske at når det oppstår omorganisering av tjenester er det mulig at dette påvirker arkivet og derfor må det være en rutine å ta kontakt med arkivleder i kommunen for å vurdere situasjonen.
Det er også nødvendig å huske at hvis en arkivserie blir avsluttet pga. forandring i driften i tjenesten (som for eks. registrering via internet) dette må registreres i arkivplanen for å holde den oppdatert. Ansvarligen for denne arkivserien som avsluttes må melde fra til sentralarkivet/arkivleder så fort som mulig. Det samme gjelder hvis det er annen type forandring (plassering, ansvarlig,...).
