Arkivtjensten som mottar dokument og saksbehandlere som produserer dokument avgjør hvilke saksdokument som skal bli unntatt fra offentlig innsyn. Unntakene blir registrert i sak-/arkivsystemet med lovhjemmel.

Det produkseres daglig en offentlig journal i sak-/arkiv systemet. Denne produseres i PDF-format og legges på angitt lagringsområde internt.

Det blir ikke laget offentlig journal for følgende journalførende enheter:

• Overformynderiet (arkivdel MYND)
• Opplæringsringen sør (arkivdel ORS)

Postlisten publiseres i en egen søkbar løsning på internett. Dette gjøres daglig. Postlisten inneholder opplysninger i henhold til Forskrift om offentlig arkiv § 10.

Kommunens generelle saksarkiv og byggesaksarkiv publiseres i postlisten. Alle inngående, utgående og N-notat publiseres. Oppføringen i postlisten er tilgjenglig på internett i minst ett år.

Postliste for elevarkiv, personalarkiv, PP-tjenesten og helse samt varslingssaker blir ikke publisert på internett.

Offentlige dokumenter i arkivdel GBNR2 som er journalført fra og med 01.05.2018, publiseres på internett. Følgende rutine gjelder:

 Ny rutine fra 01.05.2018 – publisering av dokumenter

 Det er kun dokumenter i arkivdel Gbnr2 som skal publiseres og blir tilgjengelige via postlista.

 Arkivrutine for arkivdel GBNR2

1. Førstegangskontroll av postlista for journalposter som er journalført dagen før. Dokumenter som er sannsynlig at inneholder u.off. informasjon, skumleses. 
2. Andregangskontroll av postlista og publisering.

   Det er ikke nødvendig å lese gjennom alle dokumenter i byggesaker.  Det holder å lese avtaler, erklæringer, dispensasjonssøknader og dokumenter med mye tekst.

    Dokumentene leses enkelt fra søket: «Publiser postliste». Publiser. 
3. I den første tiden med publisering av dokumenter på web: Sjekk postlista som har blitt publisert i dag på kommunens hjemmeside.

Journalføring

Etter kl. 12.00 journalfører arkivtjenesten.

Utgående dokumenter og interne dokumenter:

Saksbehandler har ansvar for å unnta hvis noe er u.off. Arkivtjenesten leser ikke alle disse dokumentene. Dokumenter som er sannsynlig at inneholder u.off. informasjon, skumleses.

Når arkivtjenesten oppdager feil, f.eks. vedrørende u.off., retter vi opp og sender lenke med beskjed til saksbehandler. Vi sender ikke beskjed til saksbehandler om å rette opp selv, for at ikke flere på arkivet skal gjøre det samme flere dager på rad.

Ikke ekspederte journalposter: Arkivtjenesten sender beskjed til saksbehandler, slik som vi har gjort til nå. Saksbehandler ekspederer selv.

Inngående dokumenter:

Journalposter med status S (registrert av saksbehandler): Saksbehandler har ansvar for å unnta hvis noe er u.off. Når arkivtjenesten oppdager feil, f.eks. vedrørende u.off., retter vi opp og sender lenke med beskjed til saksbehandler. Arkivtjenesten journalfører uten å lese alle dokumentene. Dokumenter som er sannsynlig at inneholder u.off. informasjon, skumleses.

Dette gjelder ikke byggesaker:

Journalposter med status M (registrert av arkivpersonale på skolene): Den som registrerer inn i ePhorte, har ansvaret for at alt er riktig. Disse dokumentene (elevsaker) kommer ikke på postlisten, så her trenger sentral arkivtjeneste ikke å lese alle dokumentene, kun sjekke journalposten.

Arkivtjenesten har ansvar for å unnta med u.off. de dokumentene som de selv registrerer inn i ePhorte. De må skumme gjennom disse dokumentene før de journalfører dem, rett etter innregistrering.

Rutine for saksbehandlere

Utgående dokumenter, interne dokumenter og inngående dokumenter som saksbehandler selv registrerer inn i ePhorte: Saksbehandler har ansvar for å unnta hvis noe er u.off. De må sjekke hele dokumentet. Lag en beskrivende overskrift.

Inngående dokumenter som er registrert inn av arkivtjenesten: Saksbehandler gir arkivet beskjed dersom de oppdager at et dokument er feil registrert. Les gjennom alle dokumenter med tanke på u.off. informasjon.