Utskriftsvennlig versjon

Ansvar og instrukser

Hå kommune sine arkivinstrukser

Generelt

For at effektiviteten i arkivarbeidet skal ivaretas må det være klare og entydige ansvars- og myndighetsforhold. Det må avklares hvilke stillinger som har det overordnede ansvaret for arkiver og arkivarbeidet og hvordan det faglige ansvaret fordeler seg i virksomheten. Særlig viktig er det å ha avklart ansvar og oppgaver for de ulike stillingskategorier som har dokumentbehandling og arkivering som oppgaver.

Overordnet ansvar og ledelse

I kommunalforvaltningen er administrasjonssjefen (rådmannen), i kraft av å være øverste administrative leder for hele forvaltningen, tillagt et overordnet ansvar for arkivene. De øverste politiske organer, kommunestyre/formannskap og fylkesting/fylkesutvalg, har styringsansvar med derav følgende myndighet til å fastsette økonomiske og praktiske rammer for arkivarbeidet.

Det overordnede ansvaret for arkivarbeidet i en offentlig virksomhet er tillagt den øverste ledelsen av virksomheten. I det daglige vil det reelle ansvaret dermed ligge til administrative ledere på lavere nivåer, når enhetene de leder regnes som selvstendige administrative organ med egen dokument- og arkivbehandling. Dette kan være etat- og avdelingssjefer, samt ledere for ytre virksomheter som skoler, institusjoner og bedrifter. Den administrative leder på dette nivået har ansvaret for å tilrettelegge forholdene i sin virksomhet slik at arbeidet kan drives innenfor gjeldende regelverk, og har det overordnede ansvaret for de arkivene som organet bestyrer. Det vil ofte være ledere på dette nivået som er registeransvarlig for konsesjonspliktige arkiver.

Faglig ansvar og ledelse

Ekstern myndighet

Kommuneloven gir departementet myndighet til å gi forskrifter, mens arkivloven gir Riksarkivaren den overordnede faglige myndighet over alle offentlige arkiver. Datatilsynet er ombud, konsesjonsgiver og kontrollorgan når det gjelder personopplysninger og personregistre.

Intern ansvarsorganisering

I følge forskrift om offentlige arkiv skal det daglige arkivarbeidet i et offentlig organ utføres av arkivtjenesten under ledelse av en arkivansvarlig. Arkivtjenesten skal være underlagt den leder som har ansvaret for virksomhetens administrative fellessaker. Også i privat sektor er denne funksjonen oftest organisert som en del av foretakets administrative støtteapparat, og da gjerne som en del av administrasjonsavdelingen.

I praksis vil dette bety at det vil være mange arkivansvarlige i en kommune eller en fylkeskommune. For at en skal få etablert helhet, plan og styring av arkivarbeidet i tråd med lover og bestemmelser, må det utpekes en overordnet koordinator for disse. Denne vil ha det faglige ansvaret for arkivdanningen i hele kommunen/fylkeskommunen. I følge forskriftene til offentlige arkiv skal det løpende ansvaret for bevaringen av eldre og avsluttede arkiver i en kommune eller fylkeskommune være plassert ett sted.

Det har utviklet seg store ulikheter i måten disse ansvarsområdene er organisert på i kommunalforvaltningen. Flere kommuner og fylkeskommuner har tilsatt eller utpekt arkivledere eller arkivarer, som representerer arkivtjenesten utad og som innad leder den daglige driften av tjenesten. Enkelte steder kalles denne posisjonen for kommune- eller fylkesarkivar. Denne lederfunksjonen kan være en egen stilling, eller deltidsstilling og vil ofte være tillagt det faglige ansvaret for hele kommunens/fylkeskommunens arkivpolitikk, både for danningen og bevaringen av arkivmaterialet. I mindre enheter deltar arkivleder/kommunearkivar direkte i det daglige arkivarbeidet. I større enheter vil det være en blanding av lederfunksjoner og faglige oppgaver.

I flere kommuner og fylkeskommuner er det faglige ansvaret oppbygd som et hierarki. Øverst er arkivleder/kommunearkivar. Under disse er en arkivansvarlig leder for arkivtjenesten ved hver etat, avdeling eller sektor (enkelte steder kalt avdelingsarkivar). Arkivfaglig underlagt disse er de arkivansvarlige for arkivtjenesten ved de enkelte ytre virksomheter i hver sektor, ved skoler, institusjoner og bedrifter. I små kommuner og virksomheter vil det ledende arbeidet være av mindre omfang og de arkivansvarlig vil ta del i det ordinære arkivarbeidet i tillegg til å lede arkivtjenesten. Nederst i ansvarsfordelingen kommer den enkelte arkivmedarbeider. I særs små virksomheter utføres arkivarbeidet av kontorpersonale eller saksbehandlere.

Noen steder er det opprettet selvstendige arkivinstitusjoner med eget tilsatt fagpersonale. Myndighet, organisering og oppgaver til disse ordningene vil variere, men de fleste utfører arkivfaglige tjenester innenfor arkivdanningen og forvalter eldre og avsluttede arkiver. Statsforvaltningen har etablert en ens ordning gjennom statsarkivene, mens det i kommunalforvaltningen er mange ulike ordninger i form av byarkiver, kommunearkiver, fylkesarkiver, regionale arkiver og interkommunale arkivordninger. I arkivplanen er det viktig å presisere arkivinstitusjonenes ansvar og oppgaver. For kommunearkivarer og arkivledere og spesielt for ledere av arkivinstitusjoner, vil det være både administrasjonsoppgaver og faglige oppgaver som skal løses. Det er viktig at det er høyt kvalifisert personale som tilsettes i slike funksjoner, både når det gjelder ledelseskunnskaper og som fagperson. En skal mestre de klassiske lederfunksjoner som består i å utøve ledelse, utarbeide strategier, handlingsplaner og budsjetter. I tillegg skal en markedsføre arkivfunksjonen utad og innad inspirere og motivere det øvrige fagpersonalet til å yte service og til å bruke fagkompetansen til virksomhetens beste.

Rådgivende utvalg - Fagforum

I mange offentlige organer og enkelte private virksomheter er det opprettet et faglig nettverk bestående av sentrale dokumentbehandlere og arkivmedarbeidere. Slike “arkivgrupper” som de gjerne kalles, vil ikke være tillagt noen myndighet, men har som formål å være fagforum for virksomhetens dokumentbehandling. De kan også fungere som referansegruppe for andre utvalg i spørsmål som angår dette arbeidet. Den øverste faglige ansvarlige sammenkaller og leder gruppene, og det er en god skikk med skriftlige referater fra møtene.

I kommunalforvaltningen finnes arkivgrupper etablert på ulike nivåer, på den enkelte arbeidsplass, for ulike arbeidspasser med samme oppgaver og likeartede arkiver (f.eks. skoler), mellom ulike organer, etater og avdelinger som er fysisk samlokalisert (f.eks. sentraladministrasjonen) og på kommune- og fylkesplan. Arkivgruppen på kommune/fylkesplan vil som regel bestå av arkivansvarlig ved de ulike sektorer/avdelinger (avdelingsarkivarene) og arkivansvarlig ved enkelte større virksomheter, f.eks. sentralsykehus. Dersom kommunen/fylkeskommunen er med i en interkommunal arkivinstitusjon vil denne ofte være til stede på disse samlingene.

OVERORDNET ANSVAR OG LEDELSE

Kommunestyret har det formelle ansvaret for at arkivordningen fungerer, og fastsetter rammene for denne virksomheten.

Administrasjonssjef (rådmann)har det overordnede ansvaret for alle arkivene og skal sørge for at organisering og oppfølging av arkivarbeidet er i samsvar med lover og regler for dokument- og arkivarbeid og regler for offentlig saksbehandling. Arkivene skal være innredet og ordnet slik at dokumentasjonen er sikret som informasjonskilder for samtid og ettertid (jfr. lov om arkiv § 6). Administrasjonssjefen har ansvaret for at intensjonene i arkivplanen kan etterleves.

Avdelingssjef (sektorsjef/direktør/etatsjef) har administrativt ansvar for at arkivtjenesten og arkivene i sin sektor blir tilgodesett med nok ressurser til å ivareta en forsvarlig arkivordning. Avdelingssjef har ansvar for at sektoren har utpekt en faglig arkivansvarlig avdelingsarkivar.

Leder for den enkelte virksomhet har det direkte overordnede ansvar for arkivarbeidet innenfor sin virksomhet, og har ansvar for at tjenesten blir gitt arbeidsvilkår slik at arkivordningen er i overensstemmelse med lover, forskrifter og retningslinjer. Leder skal utpeke en arkivansvarlig for arkivtjenesten i virksomheten.

Registeransvarlig. For hvert konsesjonspliktig register skal det være en registeransvarlig som skal påse at konsesjonspliktige arkiver forvaltes i tråd med gjeldende regelverk og betingelser gitt i de særskilte konsesjoner fra Datatilsynet.

Saksbehandler skal i sitt arbeid følge de lover og regler som er satt for arkivarbeidet, og har ansvar for å følge arkivreglementet og andre bestemmelser i arkivplanen som angår saksbehandlingen. Saksbehandler skal ikke opprette egne arkiver med originaldokumenter og har ansvar for at original dokumentasjon ikke blir skadet, går tapt eller blir utsatt for urettmessig innsyn under saksbehandlingen. Utlånt arkivmateriale skal under saksbehandlingen holdes i slik orden at det uten for mye merarbeid når som helst kan hentes tilbake til arkivtjenesten.

Faglig ansvar

Ekstern myndighet. Riksarkivaren er øverste fagmyndighet forarkivene i kommunen/ fylkeskommunen.

Kommunearkivar (arkivleder/fylkesarkivar) har det overordnede faglige ansvaret for kommunens/fylkeskommunens samlede arkivvirksomhet. Kommunearkivaren er administrativt underlagt administrasjonssjef. Det skal utarbeides instruks for kommunearkivaren.

Avdelingsarkivar (arkivansvarlig ved hver avdeling/sektor/etat) har det faglige ansvaret for avdelingens samlede arkivvirksomhet, og leder avdelingens arkivtjeneste. Avdelingsarkivar er administrativt underlagt leder for avdelingen og arkivfaglig underlagt kommunearkivar. Det skal utarbeides instruks for avdelingsarkivar.

Arkivansvarlig ved hver virksomhet leder virksomhetens arkivtjeneste og er faglig ansvarlig for virksomhetens arkivarbeid. Arkivansvarlig er administrativt underlagt leder av virksomheten og arkivfaglig underlagt kommunearkivar. Det skal utarbeides instruks for arkivansvarlig.

Arkivmedarbeider ved hvert arkivtjeneste er ansvarlig for at det daglige arbeidet utføres i tråd med gjeldende lover og retningslinjer. Arkivmedarbeider er arkivfaglig underlagt kommunearkivar og rapporterer til arkivansvarlig. Det skal utarbeides instruks for arkivmedarbeider.

Arkivforum består på kommune/fylkesplan minimum av kommunearkivar og avdelingsarkivarene (arkivansvarlig ved hver avdeling/sektor/etat). Kommunearkivar innkaller og leder møtene. Arkivforum skal drøfte arkivfaglige spørsmål av felles interesse og forhold som har betydning for arkivtjenesten. Arkivforum er referansegruppe for andre utvalg som behandler spørsmål som angår arkivordningen og arkivvirksomheten i kommunen/fylkeskommunen. Det skal føres referater fra møtene. Referatene sendes alle arkivansvarlige til orientering.

(Tilbake)

Laster...