Arkivorgan - vedtaket

Begrepet organ i arkivlovens forstand

Generelt
I "Forskrift om offentlege arkiv" § 1-1 heter det bl.a.: "Den enkelte kommune og fylkeskommune skal fastsetje kva for institusjonar og einingar som eventuelt skal reknast som eigne organ etter forskrifta her". Dette betyr at en kommune må ta stilling til om den skal betraktes som ett eller flere organ i arkivlovens forstand. Kommunens valg her har konsekvenser for arkivansvaret (§ 1-1), journalføringsplikten (§ 2-6) og om det skal utarbeides en eller flere arkivplaner (§ 2-2) i kommunen.

Loven presiserer videre følgende: "Det overordna ansvaret for arkivarbeidet i eit offentleg organ tilligg den øvste leiinga i organet. I kommunar og fylkeskommunar er arkivansvaret ein del av det overordna administrative ansvaret som er tillagt administrasjonssjefen, jf. kommunelova § 23".

Bruken av begrepet organ i Hå kommune

På bakgrunn av ovenfor nevnte bestemmelser har rådmannen i Hå gjort følgende bestemmelse:

”Hå kommune skal betraktes som ett organ i arkivlovens forstand.”

Bakgrunnen for denne bestemmelsen er å legge forholdene til rette for å oppnå de mål Hå kommune har satt seg med denne arkivplanen

Arkivorganisering

Hå kommune har et felles postmottak for rådhuset som er lagt til sentralarkivet. Sentralarkivet er plassert direkte under rådmannen. I tillegg er det et postmottak for helse- og sosialsaker, som er fysisk plassert  på Nærbø. I sentralarkivet forvalter de møtebøker i samarbeid med politisk sekretariat, her er også andre sentrale arkivserier som sentralt saksarkiv og spesialarkiv plassert.

Den sentrale arkivtjenesten bruker et sak-/arkivsystem som er Noark 5 godkjent.

Siden januar 2007 har deler av arkivfunksjonene for ytre virksomheter blitt koblet til den sentrale arkivtjenesten i kommunen. Saksarkivet er integrert i hovedsystemet for saksbehandling og arkiv i Hå kommune. Ytre virksomheter som skoler og barnehager har egne register for spesialarkiv.