| Arkivserie: |
Mapper for barn i barnehage |
| Daglig ansvar: |
Styrer |
| Arkiv: |
|
| Journalførende enhet: |
Barnehagen |
| Innhold: |
Dokument av følgende typer er vanligst i mappene: Korrespondanse, helseerklæring (jfr. barnehagelova §25), helseforhold (jfr. barnehagelova §25), funksjonshemming (jfr. barnehagelova §9), notater, rapporter, observasjoner/utfylte observasjonsskjema, utredninger, individuelle opplæringsplaner - IOPer (jfr. barnehagelova §2), saker knyttet til pedagogisk tilrettelegging/hjelpetiltak (jfr. barnehagelova §2), forebyggende barnevern (jfr. barnehagelova §23) og godkjente (signerte) referat fra møter med foresatte hvor opplysninger om ett eller flere av ovenfor nevnte emner er med. |
| Tilgang for: |
Jf. off. regelverk (partsinnsyn) |
| Ordning: |
Alfabetisk/navn |
| Periode: |
Løpende |
| Oppbevaringsmedium: |
Papir
|
| Fysisk plassering: |
Låsbart arkivskap i administrasjonen |
| Overføring: |
Ta avsluttede mapper ut av arkivet regelmessig. Rens mappene etter reglene for arkivbegrensning i arkivforskriften §3-19. Mappene settes deretter i arkivbokser som overføres til kommunens bortsettingsarkiv på rådhuset. Flytter barnet til annen kommunal barnehage i Hå kommune følger mappen med. Til arkivdepot (IKA) etter 25-30 år jfr. arkivforskrifta §5-2. |
| Kassasjon |
Nei
|
| Antall år til kassasjon |
|
| Type: |
Original
|
| Kassasjonshjemmel: |
|
| Merknader: |
Mappene for barna i barnehagen er å betrakte som et personregister som skal følge reglene i personopplysningsloven med forskrifter. I følge Datatilsynet (som både har en rettledende og kontrollerende funksjon i forhold til personopplysningsloven) så er barna og barnas foresatte sitt forhold til barnehagen å oppfatte som et kundeforhold. Behandling av personopplysninger skal derfor følge §§ 7-7 og 7-14 i personopplysningsforskriften. Her framgår det at barnehagen må ha spesielt samtykke fra barnets foresatt for å kunne behandle sensitive personopplysninger. Hvis det ikke foreligger et slikt samtykke faller barnehagen inn under personopplysningsloven sine regler for meldeplikt og konsesjonsplikt. Det er heller ikke anledning til å overføre sensitive opplysninger til utenforstående organ (utenfor Hå kommune) uten samtykke fra foresatte. Originale dokument skal uansett aldri overføres – ta evt. kopier. |
| Produsert i elektronisk system: |
|
| Godkjent av: |
Arkivleder |
| Dato: |
21.12.2016 |
