SAKSBEHANDLER – RUTINE FOR Å ARBEIDE MED ESAK - KORT VERSJON

1. MOTTAK:

Personlig levert post: Sakspost (brev) må leveres til arkivetumiddelbart for registrering og skanning i postjournalen. Arkivverdig e-post mottatt til virksomheten sin e-postadresse eller til privat epostadresse lagres i Web-sak (dvs. registrering i enkel sak)

Ytre virksomheter (skoler, barnehager,osv.) videresender arkivverdig e-post til post@ha.kommune.no, og sentralarkivet skal registrere dem.

Telefaks. Alle som tar i mot arkivverdig telefaks er ansvarlig for å bringe denne til

sentralarkivet/ressursperson i etaten din, og følger deretter vanlig rutine.

2. SAKSBEHANDLING/INNGÅENDE KORRESPONDANSE

Saksbehandler er ansvarlig for å sjekke at riktig saksbehandler, og evt. gradering unntatt offentlighet /avskjerming er ført på dokumentet.

Videresending: Hvis saksbehandleren (ansvarlig for journalposten/ mottaker eller kopimottaker) har behov for å videresende dokumentet til en annen saksbehandler kan man registrere den nye kopimottaker ved å bruke valg ”Avs./Mott.” fra venstre meny.

Å skrive beskjed til annen saksbehandler: arkivverdig informasjon må skrives i en intern notat i samme saken, eller i merknadsfeltet (journalpost- eller saksnivå).

Ikke arkivverdig informasjon kan formidles via e-post (send fra etat, ikke privat) eller ved å skrive ut en papir kopi, påføre kommentar, og levere det til vedkommendes posthylle.

Papirkopien kan kastes etterpå, unntatt disse som følger med bilag (intern rutine kommunekassa

- regnskapsloven).

Å svare: Det kan oppstå 2 situasjoner: at en skal produsere en utgående dokument eller at man må

produsere en intern notat . Prosedyre kan leses under ”lag et dokument” (p. 3).

Avskriving av Journalposter: Ved produksjon av ”Svar” blir inngående dokument automatisk

avskrevet når svaret er ekspedert (status E) . Dersom inngående dokumenter ikke er svart på

skriftlig, må ansvarlig saksbehandler avskrive registreringen ved valg av denne funksjonen i

”Aktivitetsmeny” .

Kvittere: Saksbehandler kopimottaker kvitterer å ha sett/lest dokumentet ved å ha hentet fram

komplett registreringen og ikon ”brillene” en gang, da forsviner denne registreringen fra oversikten

din.

Saker: som avsluttes må settes i status F.

3. SAKSBEHANDLING/UTGÅENDE KORRESPONDANSE

Ny sak: Vil saksbehandler opprette ny sak, må hun/han kontakte arkivpersonalet i sentralarkivet

/ansvarlig i etaten som tildeler dette.

Lag et dokument: generelt . Saksbehandler skal selv opprette registreringen av utgående dokument i

journalen med de nødvendige opplysningene og produsere dokumentet. Eventuelle vedlegg

produseres i samme program, eller tilkobles (dokumenter der vi har en elektronisk versjon). Med

papirdokumentene som man ønsker å legge ved som vedlegg skal disse leveres til sentralarkivet /

ansvarlig i etaten for at det skannes og tilkobles.

HUSK!: Enkel typer av rapportering i eksterne datasystemer skal gjøres slik at det er mulig å laste

ned en kopi av den komplette rapporten og lagre det i systemet vårt som et utgående dokument.

Ferdigstiller utgående dokument Alle dokumenter får automatisk status R (reservert) i

sak/arkivsystemet. Reservert status fjernes ved ferdigstilling av dokumentet (må gjøres når dok. er

signert eller klar til ekspedering). Husk at journalpost i status R kan ikke leses av andre enn deg seg

og arkivet.

Underskrift: Som hovedregel, dokumentene som sendes i papirversjon skal signeres (se evt. regler i

etaten din). Dokumenter som trenger håndskrevet underskrift (avtaler, kontrakter, osv.) skrives ut en

papirkopi, underskrives eller leveres til underskriveren, og etterpå leveres 1 kopi til ressursperson i

etaten for skanning. Dokumentene som blir underskrevet også av kommunalsjef eller lederen må

skrives på papir og konfereres med lederen din. Når du har fått det godkjent, da kan du ekspedere

det (sette journalpost i status E, og legge brevet i konvolutten/sende per e-post - se rutinen i etaten

din).

Med ekspedering av dette brevet blir inngående dokument avskrevet. Journalregistreringen skal

forsvinne fra din oversikten (Egne ubesvarte)

Godkjenning av budsjettsendringer: Saksbehandleren skriver ut et papir eksemplar og sende det til

økonomi- og plansjef . Godkjente budsjettendringer skal leveres til sentralarkivet for skanning og

tilkobling i K-2000. Deretter sendes papireksemplar til kommunekassa for viderebehandling.

Lag et dokument: saksframlegg. Saksframlegget skal bestå av en saksutredning og en innstilling

med forslag til vedtak. Innstillingen med forslag til vedtak skal være utformet slik at den kan følge

saken til den er ferdig behandlet i alle politiske ledd (utvalg).

Prosedyre: I oversiktsbildet Sak, klikk ”utvalgsbehandling” i venstre navigeringsmenyen. Etterpå

klikk ”Ny/Endre behandling” (høyre side av bilde). Velg behandlingstype fra rullegardinlisten. Hak av

for ev. lukket/klageadgang. Velg ev. hjemmel og utvalg fra rullegardinliste. Husk at når sakene

skal behandles i flere utvalg, skal dette registreres i dette bildet. Dokumentstatus skal være

B (under behandling) når saken skrives og journalstatus skal være R (registrert).

Velg ”nytt saksframlegg”. Saksbehandler skal skrive saksframlegget iht. krav til fullført

saksbehandling Hvis saken skal beh. i flere runder, må korrekt tall for neste runde settes manuelt.

Klikk ok, deretter Lagre. Det er endelig når rådmann/kommunalsjef har skrevet under på

saksframlegget at det kan svares Ja på spørsmålet: Er journalposten ferdigstilt?

Husk at dokumentet må være komplett elektronisk før det blir levert ett komplett papireks. til

politisk sekretariatet.

Status blir da endret til E (ekspedert) på journalpost og F (ferdig) på dokument status (fra B under

behandling). Når saken er ferdig utredet er det saksbehandlers ansvar å melde den til

utvalgsbehandling.

Dette gjør saksbehandler i sak/arkivsystemet ved å klikke på utvalgsbehandling. Klikk Ny/endre

behandling. Velg Status KL. Vanligvis gjøres dette av politisk sekretariat. Klikk OK

Tekstdokumentet er arkivert. Klikk Lagre. Endringen er lagret.

4. EFFEKTUERING AV VEDTAK/MELDING OM VEDTAK

Saksbehandleren er ansvarlig for å sende brev til parter med varsel om utvalgets vedtak på bakgrunn

av tidligere partsregistreringer i sak/arkivsystemet.

Prosedyre: velg ”Utvalgsbehandling”. Velg Ny melding om vedtak. Korriger ev. Innhold og

Merknad. Kontroller feltet Status. Registre eksterne og interne mottakere. Klikk Produser

dokument. Skriv dokumentet. Klikk Arkiver Dokument eSak. Ferdigstill + OK

Lage melding om vedtak i delegert sak. Samme prosedyre, men vær oppmerksom på ev.

klageadgang. Opplysninger om klagemuligheter og -kanaler kan tas inn i brevet. Følgende standard

formuleringer er vanligst når det informeres om klagemuligheter:

· Dette vedtaket kan påklages etter reglene i § 28 i Forvaltningsloven. En eventuell klage må

være skriftlig og begrunnet, den må være Hå kommune i hende innen 3 uker etter at dette

brevet er mottatt. Som part har du rett til dokumentinnsyn etter § 18 i Forvaltningsloven.

· Dette er en uttale i saken. Endelig vedtak blir gjort av ***. Evt. klage skal stilles til: ***.

Som part har du rett til dokumentinnsyn etter § 18 i Forvaltningsloven.

Dette er et endelig vedtak som ikke kan påklages. Som part har du rett til dokumentinnsyn etter § 18

i Forvaltningsloven

5. EKSPEDERING AV POST /UTGÅENDE DOKUMENTER

Ekspedere post: post skal ekspederes elektronisk fra Edb sak- og arkivsystem så langt det er mulig

(avhenging av mottaker, og type dokumentasjon). Når brevet må ekspederes på papir skal

originalen legges i konvolutt til frankering i egen hylle for utgående post (etter rutiner i etaten din).1

komplett kopi av utgående brev (sendt på papir) må leveres til sentralarkivet /ansvarlig i etaten for

kontroll/ev. skanning, og for konvertering til arkivformat.

Elektronisk utsending av post: Når journalposten er satt i status E kan ekspederes fra K-2000.

Saksbehandleren kontrollerer at det er riktig at alle adressene skal få tilsendt dokumentet (og ev.

vedlegg). Kryss på ”arkivformat” for å sende dokumentet i pdf format (OBS! Det er obligatorisk!

Husk at alle dokumenter som er gradert u. off. kan ikke sendes elektronisk.

6. EKSPEDERING AV POST / INTERNE DOKUMENTER

Interne notat blir ekspedert når er man ferdigstiler journalposten til status E.

Det anbefales at man bruker dokument type N for disse dok. som krever oppfølging og mottaker får

dem i ”egne ubesvarte”.

7. UTLÅN FRA PAPIRBASERT ARKIV

Merk! Når kommunen nå har gått over til å skanne inngående dokumenter kan saksbehandlerer kun

låne mapper fra den gamle perioden etter nåværende regler. Behovet for disse rutinene vil avta med

tiden etter som volumet av skannede dokumenter vokser i sak/arkivsystemet. Men rutinene kan være

nyttige i en overgangsperiode.

Husk: utlånt saksmappe tilbake til arkivet snarest mulig etter ferdigbehandling. Dokumenter i en

saksmappe skal holdes samlet og en utlånt saksmappe må aldri deles. Blanding av materiale i utlånte

saker må ikke skje. Dersom utlånte saksmappe vart overførte til andre skal arkivet ha beskjed om

dette o LEDER – RUTINE FOR FORDELING OG KONTROLL AV KORRESPONDANSE,

UNDERSKRIVING, EKSPEDERING OG POLITISKE SAKER

Det er lederne sin oppgave å være oppdatert om sakene som har kommet til organisasjonen, å fordele arbeidet og å godkjenne saksbehandlingen.

GJENNOMSYN OG KONTROLL FUNKSJON

Post mottatt i etaten: Velg ”mottatte til organisasjons enhet” fra venstre meny. Det kommer

forhåndsdefinert 1 uke i den avdeling man er registrert i. Ønsker en å se mer, rett avdelingsnavn (behold kun de 3 første bokstaver) og hak i vindu ”med underliggende org. enheter”.

Korrigere saksbehandler: Hvis saksbehandleren ansvarlig for journalposten/ mottaker eller

kopimottaker er ikke den ønskelige, velg ”Avs./Mott.” fra venstre meny. Og velg ”ny/endre intern avs./mott.”. Da åpner det seg i nederst del av skjermbildet flere linjer. Skriv forkortelse i linje 2 (Saksbehandler) og klikk ”OK”. Da kommer fram igjen registreringsbildet oppdatert med det nye navnet, velg ”lagre” og etterpå ”oppfrisk detaljene” for at database blir oppdatert. Da kan vi velge saksbehandleren som var feil og slette navnet (alltid ”lagre” og etterpå ”oppfrisk detaljene” for at database blir oppdatert).

Kontroll funksjon: Når en ønsker å finne fram igjen et dokument, må en klikke på ”mottatte til

saksbehandler”, og velge intervall av dato man ønsker å søke på. Velg ”Søk” og kommer fram et oversikt med alle journalposter datert innen valgte perioden som saksbehandler var ansvarlig / mottaker / kopimottaker eller medavsender.

(Husk å tomme vinduet for organisasjonsenhet, eller kan det oppstår problemer fordi saksbeh. Og enhet ikke stemmer).

SAKSBEHANDLING/INNGÅENDE KORRESPONDANSE

Å skrive beskjed til annen saksbehandler: arkivverdig informasjon må skrives i en intern notat i samme saken eller i merknadsfeltet. Velg ”journalpostdetaljer” fra venstre meny, og ”Endre” fra høyre side av skjermen. Da åpner seg alle feltene og man kan skrive i merknadsfeltet. Husk å lagre etterpå før du går ut av dette skjermbildet.

Ikke arkivverdig informasjon kan formidles via e-post (send fra etat, ikke privat) eller ved å skrive ut en papirkopi, påføre kommentar, og levere det til vedkommendes posthylle. Kopien kan kastes etterpå.

Godkjenning av budsjettsendringer: papireksemplar sendt til økonomi- og plansjef som blir

underskrevet og godkjent skal leveres til sentralarkivet for skanning og tilkobling i K-2000. Deretter sendes papireksemplar til kommunekassa for viderebehandling.

EKSPEDERING AV POST /UTGÅENDE DOKUMENTER

Posten ekspederes elektronisk fra Edb sak og arkiv system så langt det er mulig (avhenging av

mottaker, og type dokumentasjon),og etter retningslinjer i hver etat. Dokumentasjon unntatt off. skal IKKE sendes via e-post.

Lag et dokument: generelt . Saksbehandler skal selv opprette registreringen av utgående dokument i journalen med de nødvendige opplysningene og produsere dokumentet. Eventuelle vedlegg produseres i samme program, eller tilkobles (dokumenter der vi har en elektronisk versjon). Med papirdokumentene som man ønsker å legge ved som vedlegg skal disse leveres til sentralarkivet / ansvarlig i etaten for at det skannes og tilkobles.

HUSK!: Enkel typer av rapportering i eksterne datasystemer skal gjøres slik at det er mulig å laste ned en kopi av den komplette rapporten og lagre det i systemet vårt som et utgående dokument.

Ferdigstiller utgående dokument Alle egen produserte dokumenter får automatisk status R (kan ikke ses av andre). Reservert status fjernes ved ferdigstilling av dokumentet. Når det dukker opp spørsmål om å ferdigstille tekstdokumentet, og evt. å ferdigstille journalpost haker man begge to, blir brevet ditt satt i status E. En må huske at ev. vedlegg må tilkobles/produseres før.

Underskrift: Som hovedregel, dokumentene som sendes i papirversjon skal signeres. Dokumenter som trenger håndskrevet underskrift (avtaler, kontrakter, osv.) skrives ut en papirkopi, underskrives eller leveres til underskriveren, og etterpå leveres til ressursperson i etaten for skanning og ekspedering etter rutinene i etaten.

Brev med parafering: Dokumentene som også blir underskrevet av kommunalsjef eller lederen blir skrevet ut på papir og konfereres med lederen/kommunalsjef. Når dokumentet er godkjent, da kan saksbehandleren sette det i status E og ekspedere det (husk 1 komplett kopi til ressursperson/arkiv). Med ekspedering av dette brevet blir inngående dokument avskrevet.

EKSPEDERING AV POST / INTERNE DOKUMENTER

Interne notat blir ekspedert når er man ferdigstiler journalposten til status E. Da skal journalposten dukker opp hos mottaker/e .

UTVALGSBEHANDLING SAKSFRAMLEGG

Det er når rådmann/kommunalsjef har skrevet under på at saksframlegget leveres det til politisk sekretariatet.

UTLÅN FRA PAPIRBASERT ARKIV

Merk! Når kommunen nå har gått over til å skanne inngående dokumenter kan saksbehandlerer kun låne mapper fra den gamle perioden etter nåværende regler.

Dersom utlånte saksdokument vart overførte til andre skal arkivet ha beskjed om dette og registrere det.

UTLÅN FRA FULLELEKTRONISK ARKIV

Ved behov for papir dokumentasjon vedrørende en bestemt sak tas kontakt med

ressursperson/sentralarkivet som skal finne fram og produsere en papirkopi. Papirkopi kan kasseres etter behov.

JOURNALUTSKRIFTER OG RESTANSELISTER

Listene skal sendes til rådmann/kommunalsjef for oppfølging.

g registrere det.

RUTINE FOR RESSURSPERSON / SENTRALARKIVET

Postsortering:

Papirpost:

E-post:

Registrering, skanning: alle arkivverdig dokumenter skal registreres og skannes i systemet etter arkivdel

Kontroll av dokumenter: kontroll skal oppføres daglig og skal settes på status J etter at alle opplysninger er kontrollert

1. Dokumenter i status S: det er innkommende dokumenter som har blitt registrert av 1 saksbehandler. Derfor må kontrollerers om alle opplysninger er riktig beskrevet.

-Registreringsinformasjon: avsender alltid bedrift eller myndighet og under navn på ansatt, unntatt brev fra private personer. Riktig tittel etter selve dok.

-Gradering:

-sak og arkivdel:

-tilgangene

2. Dokumenter i status F:

-registreringsinformasjon

-sak og arkivdel:

-tilgangene

-gradering

Behov for flytting:

-når dok. er den siste registrert i saken – rennummereres

-når dok. ikke er den siste skal ikke rennummereres (ikke plukke kassasjon!)

Saker som blir tomme kan brukes på nytt: Merk den med ”LEDIG SAK”

Kontroll av saker:

-saker i status M: parter i saken, k-koder, tittel, gruppetilgang, gradering

-Saker ønskes avsluttet: alle avskrevet, alle ferdigstilte,

-Kontroll av tilgang til saker ved saksbehandler som slutter, flytter til en annen avdeling eller ny saksbehandlere som trenger tilgang til ”gamle saker”

-Presedenssaker: obligatorisk registrering av presedens

Veiledning i bruk av systemet

For å søke etter sak

For å opprette ny journalpost i en kjent sak

For å opprette ny sak

For å søke etter eksisterende journalposter

For å gi / ta vekk tilgang til å lese

For å gi/ta vekk tilgang til å skrive

RESSURSPERSON/SENTRALARKIVET – RUTINE FOR POSTBEHANDLING,

SKANNING, TILKOBLING, OSV.

Personal med arkivansvar skal sørge for at følgende oppgavene blir gjort på riktig måte og innen i tidsfristen som gjelder.

1. ÅPNING OG SORTERING

Personlig adressert post, post til overformynderi og post til politiske partier skal ikke åpnes, men leveres direkte til rette vedkommende. Viser det seg å være sakspost, skal retningslinjene for personlig levert post følges.

Resten av posten blir åpnet. E-post blir åpnet, fordelt og evt. stadfesta at den er mottatt.

Arkivverdig telefaks levert til sentralarkivet skal registreres i sak/arkivsystem, skannes og følger

deretter vanlig rutine. Hastesaker levert som brev av bud, kurér, e.l. behandles på samme måte og evt. stadfesta at den er mottatt. Hvis originalbrev mottatt som telefaks tidligere blir ettersendt skal følgende gjøres: Arkivpersonalet sjekker kvaliteten på det skannede dokumentet og erstattet dokumentet hvis det er nødvendig. Originalen skal erstatte faksen som er arkivert kronologisk

Er det tvil om et dokument er arkivverdige kan det påføres et stempel på en lapp med denne ordlyden:

”SKAL DETTE DOKUMENTET REGISTRERES?” og leveres i saksbehandlerens hylla.

Arkivuverdig post, jfr. arkivforskrifta § 3-19, skal skilles ut og evt. påføres datostempel skal legges i etaten sin hylle. Feil adressert post må returneres eller sendes til rette vedkommende.

Anbud

Ved åpent anbud skal anbudet behandles som et vanlig brev av arkivet. Ved lukket anbud skal anbudet stemples i sentralarkivet med dato og underskrift, og leveres til riktig saksbehandler. Anbudet åpnes av autorisert personell på annonsert tidspunkt (evt. som anbudsmøte). Mottatte anbud skal deretter

registreres i brevjournalen som vanlig brev .

2. REGISTRERING OG GJENNOMSYN

Stemples alle papirbaserte dokumenter som skal registreres med godkjent rødt journal stempel.

Dokumentet skal påføres: Saksnummer, journalnummer (løpenr./dok.nr.), saksbehandler, dato

(journaldato), unntatt frå offentlighet (u.off.), arkivkode og avskriving.

OBS! ved implementering av skanning skal status på registreringen være ? (reservert)fram til

tekstdokumentet er tilkoblet, da skal den forandres til J (journalført)for at når registreringen dukker opp i saksbehandleren sin skjerm skal være komplett. Husk at i journalposter u. off. må være alle mottakere/kopimottakere medlem i gruppen som har tilgang til journalposten.

Rundskriv registreres på vanlig måte (som journalpost eller vedlegg under journalpost). Når rundskrivet er kun et ark som viser til et elektronisk rundskriv publisert i Internett, skal brevet registreres som hoveddokument og selve rundskrivet skal lastes ned fra Internett og legges som vedlegg i samme registreringen. Samme prosedyre anbefales for dokumenter som kan finnes via Internett (rapport, veileder, osv.).

Saker som blir tatt opp: Hvis dokumentet tilhører en sak som er avsluttet i inneværende periode må sakens status endres fra A til B (= under behandling) i elektronisk journalsystemet.

Husk alltid å registrere adressene i adresseregister ved hjelp av funksjon F2. Samtidig må vi huske å vedlikeholde parter i saken. Det er viktig for at saksbehandlere kan produsere dokumentene med riktig adresse når de skal sende noe til flere. Husk e-post adresse!

Konkrete veiledning om registrering finnes i ”spesielle rutiner” (dok. 2 i denne saken)

3. SKANNING

Etter at et dokument er registrert i sak/arkivsystemet kan det knyttes ulike typer elektroniske filer til registreringen. Skanningen kan gjøres for et og et dokument, eller ved bunkeskanning (avhenging av utstyret og type dokumenter). Hvert skannede dokumentet må knyttes til en journalpost (som hoveddokument eller som vedlegg).

Etter at du har lagret registreringen av en journalpost ved å klikke på Lagre, kan du skanne dokumentet og knytte det til registreringen. Man må bestemme nå om dokumentene skal skannes i bunker (anbefales for dok. som har kun 1 side, A4 størrelse og ikke farge), eller ett og ett.

Bunkerskanning: legges 1 skilleark mellom hvert dokument, og skanningsutstyret programmeres for ønsket type skanning ( for eks. 1 side, ikke farge). Husk å plukke ut skillearkene etterpå..

Ett og ett: skanningsutstyret programmeres for ønsket type skanning ( for eks. 1 side, ikke farge).

OBS!: Etat for helse og sosiale saker har eget prosedyre pga. installasjon.

4. TILKOBLING

Hent fram aktuell arkivsak og aktuell journalpostering. Husk nøyaktighet og kvalitetssikring av

dokumentene! (De må være komplette, lesbare, evt. i farger,osv.) Eventuelt kan programmets

muligheter for rotering av bilde, nedskjæring av bilde, osv. brukes. Når bildet er perfekt skal man

trykkes på knappen ”Arkiveres”. Status på journalposten skal settes i J.

OBS!: Etat for helse og sosiale saker har eget prosedyre pga. installasjon.

HUSK:! De originale papirdokumentene legges i bunker kronologisk ordnet og settes i arkivet (bruk arkivesker). Skjema og dok. av spesielt karakter (avtaler som må underskrives,m.fl.) leveres i papir til etaten/saksbehandleren ansvarlig.

Dokumentasjon gradert u.off. skal arkiveres for seg. Kommunen skal vurdere mulighet for kassasjon av disse 2 ”bunker” på en senere tidspunket. Originaler avtaler, erklæringer, skjøter, målebrev, panteobligasjoner, garantibevis, osv. skal arkiveres i egen arkivserie i papirformat i sentralarkivet. Disse skal bevares.

5. SAKSBEHANDLING/UTGÅENDE KORRESPONDANSE

Arkivpersonalet i sentralarkivet /ansvarlig i etaten oppretter saker etter behov /bestilling fra

saksbehandlere, og ved behov skal saksbehandlere får veiledning ang. bruk av system/arkiv.

Godkjenning av budsjettsendringer: papir eksemplar sendt til økonomi- og plansjef som blir

underskrevet og godkjent skal leveres til sentralarkivet for skanning og tilkobling i K-2000. Deretter sendes papireksemplar til kommunekassa for viderebehandling.

6. EKSPEDERING AV POST /UTGÅENDE DOKUMENTER

Utsending av post: støtte saksbehandlere med skanning og tilkobling av dokumentene når det trenges.

Ved mottakelse av utgående dokumenter som er signert , kontrollere at journalregistreringen og papir versjon er samme dokument, skanne papirversjonen, og tilkoble det. Sjekk registreringen og sette journalposten i status E.

Elektronisk utsending av post: Følg rutinen i etaten din.

Standard prosedyre: Når journalposten er satt i status E kan ekspederes fra K-2000. Ved å klikke på ”ekspedere post” kommer fram et skjema med alle adressene vi har registrert inn som mottaker / kopimottaker. Ressursperson/saksbehandleren kontrollerer at det er riktig at alle disse skal få tilsendt dokumentet (og ev. vedlegg). Kryss på ”arkivformat” for å sende dokumentet i pdf format (OBS! Det er obligatorisk!).

7. UTLÅN FRA PAPIRBASERT ARKIV

Merk! Når kommunen nå har gått over til å skanne inngående dokumenter kan saksbehandlerer kun låne mapper fra den gamle perioden etter nåværende regler. Behovet for disse rutinene vil avta med tiden etter som volumet av skannede dokumenter vokser i sak/arkivsystemet. Men rutinene kan være nyttige i en overgangsperiode.

Ressurspersoner/sentralarkivet står for betjening av papirarkivet og erstatter utlånt saksmappe med riktig utfylt lånekort. Bare saksmapper og ikke enkeltdokumenter kan lånes ut.

Ved elektronisk journalføring skal nødvendige opplysninger registreres i journalen sitt utlånsfelt.

8. UTLÅN FRA FULLELEKTRONISK ARKIV

Ved behov for papir dokumentasjon vedrørende en bestemt sak kan lederen /kommunalsjef ta kontakt

med ressursperson/sentralarkivet som skal finne fram og produsere en papirkopi.

9. ARKIVERING

Ressursperson/sentralarkivet må kontrollere daglig alle journalposter (ved kopiene som blir levert)i status E, for å konvertere dokumentene til pdf-format (godkjent langtidslagring arkivformat) og sette dem i status A. Også må det daglig kontrolleres alle sakene i status F, og sette dem i status A.

10. JOURNALUTSKRIFTER OG RESTANSELISTER

Sentralarkivet skal ta ut forfallslister for hver saksbehandler jevnlig, (12 ganger i året). Listene skal sendes til rådmann/kommunalsjef for oppfølging.

11. OFFENTLIG POSTLISTE

Offentlig journal skal sendes til pressen etter avtale. Dersom journalen blir lagt ut på Internett, kanInternett versjonen saneres etter tre måneder

Sentralarkivet utarbeider postlisten. En versjon på papir er tilgjengelig for publikum på rådhuset, og en elektronisk versjon (pdf) blir sendt til avisene m.mfl. via Infostore.

12. VEILEDNING

Alle medlemmene i ressursgruppe for K-2000 sak- og arkivsystem skal gi veiledning om bruk av

programmet til saksbehandlere i etaten sin, og til gjenfinning av informasjon i avsluttede arkivene. Systematisk opplæring skal avtales/organiseres i samarbeid med arkivlederen

RUTINE FOR POLITISK SEKRETARIAT

Politisk sekretariatet har ansvar for at følgende oppgavene blir fullført etter reglene.

1. MØTEKALENDER

Politisk sekretariat setter opp møtekalender i samarbeid med rådmann, etatssjef, ordfører eller leder i utvalgene (1 gang i året). Møtekalenderen registreres i sak/arkivsystemets utvalgsmodul med bl.a. tidsfrister for oppmelding av saker.

Saksbehandler må gjøres oppmerksom på de tidsfristene som ligger i møtekalenderen, ellers blir ikke saken behandlet i første utvalgsmøte. En sak må være ferdig behandlet i et underordnet utvalg før den kan behandles i neste utvalg.

2. MØTEINNKALLING MED SAKSLISTE

På bakgrunn av de saker som er meldt opp til utvalgsbehandling av saksbehandlere, lager

utvalgssekretær i politisk sekretariat en møteinnkalling inneholdende en sakliste. Saklisten setter utvalgssekretæren opp i samråd med rådmann/etatsjef eller ordfører/leder i utvalget slik at rekkefølgen på sakene blir slik ledelsen ønsker. (Også dette gjøres i bildet Forberedelse til møte).

Som et ledd i forberedelsene til utvalgsmøtet må det også tas stilling til evt. problemer som reiser seg i brytningsfeltet mellom dokumentoffentlighet og møteoffentlighet. I korthet vil dette si at selv om saksframlegget eller andre sentrale dokument i en sak er unntatt offentlighet, fører ikke dette nødvendigvis til behandling i lukket møte (jfr. innledning/definisjoner).

Politisk sekretariat vedlegger møteinnkallingen utskrift av alle aktuelle saksframlegg. Dokumentene skrives ut og leveres hustrykkeriet for trykking og utsendelse til utvalgets politikere, m. fl. Politisk sekretariat har ansvar for at kommunens adresseetiketter til en hver tid er oppdatert. Politisk sekretariat sender ut tilleggssakliste dersom dette er nødvendig .

3. SAKSPROTOKOLL OG MØTEPROTOKOLL

Politisk sekretariat forbereder utvalgets møte og lager utkast til møteprotokoll i maler i

sak/arkivsystemet. Politisk sekretariat er representert i møtet og lager den endelige møteprotokollen direkte i møtet på grunnlag av utkastet .

MERK! Utvalgssekretær må ha bokmerkefunksjonen i Kontor 2000 på når det arbeides i

protokollene.

Saksprotokoller i den enkelte møteprotokoll lages i maler i sak/arkivsystemets utvalgsmodul i

menyen Behandling umiddelbart etter at møteprotokollen er ferdig og blir automatisk registrert som et dokument i den enkelte arkivsaken i sak/arkivsystemet .

Originalsignert møteprotokoll inngår i møtebok.

4. EFFEKTUERING AV VEDTAK

Politisk sekretariat informerer saksbehandler om utvalgets vedtak ved å returnere saken.

5. BEHANDLING OG OPPBEVARING AV MØTEBØKER

Sakspapir etter møtet og møteprotokoller tas ut på godt papir (konf. § 2-12 i forskrift om off.arkiv.), originalsigneres og oppbevares på en slik måte at arkivfunksjonen lett kan behandle dem i perioder på en arkivfaglig riktig måte. For bestemmelser om periode knyttet til møtebokføring; se arkivplanens del 4; Innhold.

NB! Det er de komplette møteprotokollene som skal bindes inn som møtebok.

Offentlig protokoll har mer kortvarig betydning og kan i papirversjon kasseres etter behov.

Politisk sekretariat oppbevarer møtebøker, sørger for innbinding og overføring til

bortsettingsarkiv/arkivdepot. For konkrete bestemmelser om innbinding og overføring, se

arkivplanens arkivseriedel. Bestemmelser om innbinding av møtebok, se forskrift om offentlige arkiv

§3-14.

POST- OG ARKIVRUTINER YTRE VIRKSOMHETER ETAT FOR SKULE OG

KULTUR FRÅ 01.01.09

Arkivet produsert i ytre virksomhetene er delt i 2, saksarkivet er integrert med etaten, og brukes K- 2000/ esak for registrering, behandling og produksjon av svar, mens dokumentasjon relatert seriearkiv i skolene og barnehagene (elevarkiv) fortsatt er kun på papir og registreres i eget journalpostsystem.

Derfor rutinen som blir beskrevet her gjelder per i dag KUN saksarkiv. I denne sammenheng blir korrespondansen mellom ytre virksomheter og etaten vurdert som interne notater (dok. type N eller X).

Per i dag posten blir levert til de forskjellige adresser, derfor må posten vurdert som saksarkiv

videresendes raskest mulig til sentralarkivet for registrering og skanning. Det samme gjelder

utgående post som er blitt signert .

OBS!: Etter 01.05.07 kun dokumenter av rettslig karakter (avtaler, kontrakter, osv.) eller av spesielt karakter skal skannes inn etter at de er signert etter retningslinjene fra kommunalsjef.

Dokumentasjon som er registrert med mottaker i PPT må bli vurdert av dem om det er nødvendig å skrive ut disse dokumenter og å registrere dem i deres fagsystem.

Ellers gjelder det de generelle rutinene beskrevet i forrige vedleggene.

Rutine for saksbehandlere ikke aktive:

1. Melding til administrator

Hva: Når en saksbehandler slutter i kommunen, skifter avdeling eller skal gå i permisjon må gis beskjed til administrator for at brukerprofil blir oppdatert.

Hvordan: For å gjøre det brukes standardskjema”Melding til administrator – Acos Websak” (bruk av e-posttil IT ?)

Hvem: det er overordnedes ansvar å gi melding til administrator av programmene vedkommende bruker (Acos websak, Unique, osv.). Administratoren skal gjøre utilgjengelig for logging i systemene for vedkommende 1. arbeidsdag etter at saksbehandler slutter /flytter/ går i permisjon.

2. Ryddeaksjon i saksbehandling- og arkivsystem:

Hva: for at saksbehandling blir ivaretatt må overføres til en annen saksbehandler

-journalposter som ikke er ferdig behandlet (kurv …..)

-uavsluttede saker til leder eller utpekte ny ansvarlig etter rutinen i avdeling

Hvordan: med å forandre saksbehandleransvarlig i registrering av disse dok. Journalposter som er i status J må gis beskjed til ressursperson i etaten din

Hvem: det er saksbehandlers ansvar å få gjort dette i god tid før vedkommende slutter /flytter/ går i permisjon.